Aparece una diferencia entre el extracto bancario y el libro mayor. Puede ser de 12 euros o de 3.000, pero el tiempo que se tarda en encontrarla es el mismo si no sigues un orden. Este es el protocolo que reduce esa búsqueda de horas a minutos.
Antes de empezar: anota el dato exacto
Importe de la diferencia, cuenta contable afectada, periodo y fecha de la última conciliación correcta. Sin estos cuatro datos vas a dar palos de ciego, y además son justo lo que necesitas si luego pides ayuda a un compañero o a una IA.
El orden correcto de comprobaciones
1. ¿El importe coincide con una factura conocida?
Si la diferencia es exactamente el importe de una factura que reconoces, casi seguro es un asiento duplicado o uno que falta. Es la comprobación más rápida y resuelve un porcentaje alto de casos.
2. ¿La diferencia es divisible entre 9?
Truco clásico de auditoría: si el descuadre es divisible entre 9, lo más probable es un error de transposición de dígitos (escribir 1.278 en vez de 1.728). Revisa los importes tecleados a mano en el periodo.
3. ¿Es exactamente el doble de un apunte?
Suele indicar un asiento contabilizado en el signo contrario: un cargo donde debía ir un abono.
4. Revisa los asientos manuales fuera de periodo
Si el descuadre aparece después de haber cerrado un mes que ya estaba cuadrado, busca apuntes con fecha dentro del periodo pero introducidos después del cierre.
5. Cruza IVA soportado y repercutido
Si el descuadre aflora justo antes de presentar el modelo 303, el origen suele estar en facturas registradas con el tipo de IVA equivocado o en operaciones intracomunitarias mal clasificadas.
Qué hacer cuando ninguna de las cinco funciona
Llegado ese punto, el error rara vez es aritmético: suele ser de criterio o de clasificación. Aquí es donde conviene documentar el caso con el dato exacto en vez de seguir revisando línea a línea. Describir "tengo un descuadre en la cuenta de banco" no lleva a ninguna parte; indicar "diferencia de 340 € en la cuenta 572, periodo marzo, última conciliación el día 12, con asientos manuales recientes" acota el problema de inmediato.
Cómo evitar el próximo
- Concilia con más frecuencia: semanal en vez de mensual reduce drásticamente el rango donde buscar.
- No cierres un mes sin dejar constancia del saldo conciliado de cada cuenta de tesorería.
- Ten una checklist de cierre fija y adaptada al tipo de cliente y su régimen de IVA.
El protocolo completo de diagnóstico, la checklist de cierre mensual y las plantillas de escritos ante la AEAT están en Contabilidad Blindada.